DIGITALISASI SISTEM DALAM INDUSTRI PERHOTELAN GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI ADMINISTRASI

Digitalisasi adalah kunci untuk administrasi perhotelan yang lebih efisien dan responsif. Berikut adalah beberapa teknologi yang sebaiknya diterapkan beserta caranya:

1. Property Management System (PMS) Berbasis Cloud:

• Teknologi: Sistem manajemen properti yang berbasis awan (cloud) memungkinkan akses data dan pengelolaan operasional hotel dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat terhubung internet.
• Cara Penerapan:
  • Pilih vendor PMS yang sesuai dengan skala dan kebutuhan hotel Anda. Pastikan memiliki fitur-fitur penting seperti manajemen reservasi, check-in/check-out otomatis, manajemen kamar, housekeeping, laporan keuangan, dan integrasi dengan channel manager.
  • Migrasikan data dari sistem lama (jika ada) ke PMS yang baru.
  • Latih seluruh staf terkait (front office, housekeeping, accounting, manajemen) untuk menggunakan sistem ini secara efektif.
  • Manfaatkan fitur integrasi PMS dengan sistem lain seperti point of sale (POS) untuk restoran atau spa, sistem kunci elektronik, dan customer relationship management (CRM).

2. Aplikasi Mobile untuk Tamu:

• Teknologi: Aplikasi seluler yang dirancang khusus untuk tamu hotel, berjalan di platform Android dan iOS.
• Cara Penerapan:
  • Kembangkan atau gunakan aplikasi yang ditawarkan oleh vendor PMS Anda.
  • Pastikan aplikasi memiliki fitur-fitur utama seperti:
    • Pemesanan kamar
    • Check-in/check-out menggunakan perangkat seluler
    • Akses kunci kamar digital (NFC seluler/ Tapping Card/ Inserted Card)
    • Permintaan layanan kamar (room service)
    • Informasi fasilitas hotel dan area sekitar
    • Pemesanan fasilitas (restoran, spa, dll.)
    • Umpan balik dan survei kepuasan
  • Promosikan penggunaan aplikasi kepada tamu saat reservasi dan saat kedatangan.

3. Sistem Otomatisasi Tugas Rutin (Robotic Process Automation - RPA):

• Teknologi: Perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas administratif yang berulang dan berbasis aturan, seperti pemrosesan data reservasi, pembuatan laporan standar, dan pengelolaan inventaris sederhana.
• Cara Penerapan:
  • Identifikasi tugas-tugas administratif yang memakan waktu dan repetitif.
  • Implementasikan perangkat lunak RPA yang sesuai untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut.
  • Latih staf untuk mengawasi dan mengelola sistem RPA.
  • Fokuskan kembali staf yang sebelumnya melakukan tugas manual ke pekerjaan yang membutuhkan interaksi manusia dan pemikiran strategis.

4. Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence - AI) dan Chatbot:

• Teknologi: Pemanfaatan AI untuk analisis data, personalisasi layanan, dan chatbot untuk layanan pelanggan otomatis.
• Cara Penerapan:
  • Integrasikan solusi AI ke dalam PMS dan CRM untuk menganalisis data tamu (preferensi, riwayat menginap) dan memberikan rekomendasi atau penawaran yang dipersonalisasi.
  • Implementasikan chatbot di situs web hotel, aplikasi seluler, dan media sosial untuk menjawab pertanyaan umum tamu, membantu proses reservasi, dan memberikan dukungan 24/7.
  • Gunakan AI untuk memprediksi tren pemesanan, mengoptimalkan harga kamar (dynamic pricing), dan mengelola inventaris secara lebih cerdas.

5. Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management - CRM):

• Teknologi: Platform untuk mengelola interaksi dan data pelanggan, memungkinkan hotel untuk membangun hubungan yang lebih kuat dan personal dengan tamu.
• Cara Penerapan:
  • Pilih sistem CRM yang terintegrasi dengan PMS Anda.
  • Kumpulkan data tamu dari berbagai sumber (PMS, aplikasi, survei, interaksi media sosial).
  • Gunakan CRM untuk melacak preferensi tamu, riwayat pemesanan, dan interaksi sebelumnya.
  • Personalisasi komunikasi pemasaran dan penawaran berdasarkan data CRM.
  • Gunakan CRM untuk mengelola program loyalitas dan memberikan penghargaan kepada tamu setia.

6. Sistem Pembayaran Digital dan Tanpa Kontak (Contactless):

• Teknologi: Berbagai metode pembayaran elektronik seperti kartu kredit/debit, dompet digital, QRIS, dan teknologi Near-Field Communication (NFC).
• Cara Penerapan:
  • Sediakan berbagai opsi pembayaran digital di seluruh titik transaksi hotel (front office, restoran, bar, dll.).
  • Implementasikan teknologi pembayaran tanpa kontak untuk mempercepat transaksi dan meningkatkan keamanan.
  • Integrasikan sistem pembayaran digital dengan PMS untuk pencatatan yang akurat.

7. Analitik Data dan Dasbor (Dashboard):

• Teknologi: Alat untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memvisualisasikan data operasional hotel secara real-time.
• Cara Penerapan:
  • Gunakan fitur analitik yang tersedia di PMS dan CRM, atau implementasikan solusi analitik data terpisah.
  • Buat dasbor yang menampilkan metrik kinerja utama (KPI) seperti tingkat hunian, pendapatan per kamar yang tersedia (RevPAR), kepuasan tamu, dan biaya operasional.
  • Gunakan data untuk mengidentifikasi tren, memahami perilaku tamu, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Cara Implementasi Umum:

1. Evaluasi Kebutuhan: Identifikasi area administrasi mana yang paling membutuhkan peningkatan efisiensi dan responsivitas.
2. Penelitian dan Pemilihan Vendor: Cari dan bandingkan berbagai solusi teknologi yang tersedia, pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran hotel Anda.
3. Perencanaan Implementasi: Buat rencana yang jelas termasuk jadwal, alokasi sumber daya, dan penanggung jawab.
4. Implementasi dan Integrasi: Instal dan konfigurasi sistem baru, pastikan terintegrasi dengan sistem yang sudah ada.
5. Pelatihan Staf: Berikan pelatihan yang komprehensif kepada seluruh staf yang akan menggunakan teknologi baru.
6. Pengujian dan Optimasi: Uji coba sistem secara menyeluruh dan lakukan penyesuaian atau optimasi jika diperlukan.
7. Pemeliharaan dan Dukungan: Pastikan ada dukungan teknis yang memadai dan lakukan pemeliharaan rutin pada sistem.

Dengan mengadopsi teknologi-teknologi ini secara strategis, industri perhotelan di Indonesia dapat mencapai tingkat efisiensi dan responsivitas yang lebih tinggi dalam administrasi, yang pada akhirnya akan meningkatkan pengalaman tamu dan daya saing hotel.

Download PDF